Ведущий эксперт
Протокол проверки знаний по охране труда фиксирует итог обучения: кто прошел проверку, по какой программе, каким составом комиссии, с каким результатом и в какую дату. Для работодателя это главный документ, который связывает обучение с допуском работника к работе.
Если протокол заполнен аккуратно, у работодателя есть доказательство: работник прошел нужную программу, комиссия имела право проверять знания, результат подтвержден, сведения о реестре закрыты. Если в протоколе пропущены поля, конфликтуют даты или нет подписи комиссии, вся цепочка обучения становится уязвимой.
Когда оформляют протокол
Протокол оформляют по итогам проверки знания требований охраны труда. Проверка завершает обучение требованиям охраны труда, обучение первой помощи, обучение применению СИЗ и другие элементы обучения в тех случаях, где результат нужно подтвердить.
Протокол нужен:
- после обучения работников у работодателя;
- после обучения в учебной организации;
- после проверки знаний руководителей и специалистов;
- после обучения работников рабочих профессий;
- после программы Б при вредных или опасных факторах;
- после программы В при работах повышенной опасности;
- после внепланового обучения;
- при повторной проверке после результата “неудовлетворительно”;
- при обновлении обучения перед допуском к новой работе.
Без протокола результат остается неподтвержденным. Проверяющий будет смотреть итоговый документ и его связь с программой, комиссией, реестром и датой допуска.
Как протокол связан с допуском
Работник может быть принят в штат, пройти инструктаж и получить СИЗ, но для ряда работ этого мало. Если работа требует обучения и проверки знаний, протокол должен быть оформлен до самостоятельной работы.
Правильная последовательность:
- определить программу обучения;
- провести обучение;
- организовать проверку знаний;
- оформить протокол;
- закрыть реестр обученных лиц при наличии обязанности;
- провести стажировку, если она нужна;
- зафиксировать допуск к самостоятельной работе.
Какие сведения должны быть в протоколе
Постановление Правительства РФ N 2464 закрепляет, какие сведения нужны в протоколе проверки знания требований охраны труда. Работодателю важно не сокращать этот состав.
В протокол включают:
- наименование работодателя, учебной организации или индивидуального предпринимателя, проводившего обучение;
- дату и номер приказа о создании комиссии;
- ФИО председателя комиссии;
- ФИО заместителя председателя при наличии;
- ФИО членов комиссии;
- наименование программы обучения;
- продолжительность программы;
- ФИО работника;
- профессию или должность работника;
- место работы;
- результат проверки: “удовлетворительно” или “неудовлетворительно”;
- дату проверки знаний;
- регистрационный номер записи в реестре обученных лиц или выписку из реестра при наличии обязанности.
Кто подписывает протокол
Протокол подписывают председатель или заместитель председателя комиссии и члены комиссии по проверке знания требований охраны труда. Состав должен совпадать с приказом о создании комиссии.
Перед подписанием проверьте:
- действует ли приказ о комиссии;
- все ли члены комиссии работают в организации;
- прошли ли они нужное обучение;
- совпадают ли фамилии в приказе и протоколе;
- есть ли председатель или заместитель;
- заполнены ли подписи;
- нет ли пустых строк в составе.
Бумажный и электронный протокол
Правила допускают ведение протокола в электронном виде. При электронном формате нужно обеспечить идентификацию личности и подписи способом, который соответствует законодательству.
Если работник или работодатель запрашивает протокол или выписку, документ должен быть доступен. Поэтому электронный архив нужно делать таким образом, чтобы файл можно было быстро найти и подтвердить.
Реестр обученных лиц
По отдельным случаям результат проверки знаний должен отражаться в реестре обученных по охране труда лиц. Регистрационный номер записи указывают прямо в протоколе или прикладывают выписку из реестра, подписанную электронной подписью через систему учета результатов СОУТ.
Перед тем как закрыть документы, проверьте:
- есть ли обязанность внести запись;
- внесена ли запись;
- совпадает ли программа;
- совпадает ли дата проверки;
- совпадает ли работник;
- есть ли регистрационный номер;
- приложена ли выписка, если номер вынесен в приложение.
Как хранить протоколы
Практический порядок:
- назначить ответственного за хранение;
- вести папку по годам;
- разделять внутреннее обучение и обучение в учебной организации;
- хранить протокол вместе с программой и приказом о комиссии;
- сохранять выписку из реестра при наличии;
- контролировать доступ к персональным сведениям;
- делать резервную копию электронных документов;
- не уничтожать документы раньше срока.
Как назвать и подшить протокол
Чтобы архив был удобным, протоколы лучше называть единообразно. Например: год, номер, программа, группа работников или подразделение.
Пример структуры папки:
- приказ о комиссии;
- программа обучения;
- список работников;
- материалы проверки;
- протокол;
- выписка из реестра;
- подтверждение выдачи протокола или выписки при запросе.
Что делать с протоколом учебной организации
Если обучение проводит учебная организация, работодатель все равно должен проверить комплект документов. Нельзя просто принять файл и положить его в папку без контроля.
Проверьте:
- название учебной организации;
- ФИО работника;
- должность;
- программу;
- дату проверки;
- результат;
- номер записи в реестре при наличии обязанности;
- выписку из реестра;
- подписи комиссии или электронные признаки документа;
- соответствие программы фактической работе.
Частые ошибки в протоколах
Перед проверкой ГИТ стоит открыть несколько протоколов и проверить их глазами инспектора.
Частые ошибки:
- нет приказа о комиссии;
- в протоколе указан старый состав комиссии;
- член комиссии не прошел нужное обучение;
- нет названия программы;
- продолжительность программы пропущена;
- должность работника расходится со штатным расписанием;
- место работы указано слишком общо;
- результат проверки отсутствует;
- дата проверки позже допуска;
- нет номера записи в реестре;
- выписка из реестра отсутствует;
- протокол подписан не всеми нужными лицами;
- один протокол объединяет разные программы без понятной структуры;
- бумажный оригинал потерян;
- электронный файл лежит без резервной копии.
Как проверить протокол по работнику
Возьмите одного работника и пройдите цепочку.
Проверьте:
- какая у него должность;
- какие риски есть по ОПР;
- какая программа обучения нужна;
- есть ли обучение;
- кто проводил проверку знаний;
- есть ли комиссия;
- есть ли протокол;
- какой результат;
- есть ли реестр;
- была ли стажировка;
- когда работник допущен к самостоятельной работе.
Протокол для склада и производства
На складе и производстве протокол должен быть связан с реальными рисками. Вопросы и программа должны учитывать движение техники, погрузку, стеллажи, СИЗ, оборудование, ручной инструмент, опасные зоны, действия при аварии.
Если работник меняет участок, протокол старого обучения может не закрывать новые риски. Сначала проверьте характер работы, источники опасности и уровень профессионального риска.
Как наши специалисты помогают
Что можно сделать:
- проверить старые протоколы;
- найти ошибки в составе комиссии;
- сверить программы обучения;
- проверить регистрацию в реестре;
- настроить архив протоколов;
- подготовить форму протокола;
- связать протоколы с допуском к самостоятельной работе;
- провести аудит по охране труда перед проверкой.
Такой разбор особенно полезен, если компания ведет обучение внутри, быстро растет, открывает склад или готовится к проверке ГИТ.
Мини-чек-лист протокола
Перед тем как подшить протокол, проверьте:
- Наименование работодателя заполнено.
- Приказ о комиссии указан.
- Состав комиссии совпадает с приказом.
- Программа названа точно.
- Продолжительность программы есть.
- Работник указан без ошибок.
- Должность и место работы актуальны.
- Результат проверки указан.
- Дата проверки есть.
- Реестр закрыт при наличии обязанности.
- Подписи комиссии стоят.
- Документ сохранен в архиве.
- Дата допуска идет после успешной проверки.
Если чек-лист закрыт, протокол можно использовать как надежное подтверждение проверки знаний.
Протокол оформляют после проверки знания требований охраны труда. Он нужен после обучения у работодателя или в учебной организации, после программ А, Б, В, внепланового обучения, повторной проверки после результата “неудовлетворительно” и перед допуском к работам, где проверка знаний обязательна.
В протокол включают наименование работодателя или учебной организации, дату и номер приказа о комиссии, состав комиссии, программу обучения, продолжительность программы, сведения о работнике, должность, место работы, результат проверки, дату проверки и номер записи в реестре при наличии обязанности.
Протокол подписывают председатель или заместитель председателя комиссии и члены комиссии по проверке знания требований охраны труда. Состав комиссии в протоколе должен совпадать с приказом работодателя.
Да, протокол можно вести электронно, если обеспечены идентификация участников, подписи, сохранность документа, доступ к нему и возможность выдать протокол или выписку при запросе.
В установленных случаях сведения о проверке знаний вносят в реестр обученных по охране труда лиц. Тогда регистрационный номер указывают в протоколе или прикладывают выписку из реестра.
Протоколы результатов обучения по охране труда хранят 5 лет. Срок лучше закрепить в номенклатуре дел и локальном порядке хранения документов по охране труда.
Работодатель должен проверить протокол: ФИО работника, должность, программу, дату проверки, результат, номер записи в реестре, подписи или электронные признаки документа и соответствие программы фактической работе.
Если проверка знаний обязательна для его работы, допуск до успешной проверки и оформления результата рискован. Дата допуска к самостоятельной работе должна быть позже даты проверки знаний.