Ведущий эксперт
Работодатель может вернуть часть расходов на охрану труда через СФР, если заранее согласует план предупредительных мер, выполнит мероприятия, оплатит их своими средствами и подтвердит расходы документами. В 2026 году это особенно актуально для СОУТ, оценки профессиональных рисков, обучения по охране труда, СИЗ, смывающих средств, медосмотров, аптечек и других мер, которые снижают травматизм и профзаболевания.
Ниже – рабочий порядок на 2026 год: кто может обратиться, сколько можно вернуть, какие расходы подходят, какие сроки держать в календаре и как подготовить документы без лишней суеты.
Короткий ответ
В 2026 году работодатель может получить возмещение расходов на предупредительные меры через СФР.
Для этого нужно:
- рассчитать доступный лимит;
- проверить отсутствие задолженности перед СФР;
- выбрать мероприятия из перечня приказа Минтруда России N 347н;
- до 1 августа 2026 года подать заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер и план;
- дождаться решения СФР;
- выполнить мероприятия и оплатить расходы;
- до 15 ноября 2026 года подать заявление о возмещении, отчет и подтверждающие документы;
- сохранить договоры, акты, счета, платежные документы, сертификаты, протоколы, карты СОУТ, документы по обучению и выдаче СИЗ.
Базово СФР может согласовать до 20 процентов сумм страховых взносов на травматизм за предыдущий календарный год с учетом установленных вычетов. В отдельных случаях лимит может увеличиваться до 30 процентов, если дополнительный объем средств направляется на санаторно-курортное лечение работников предпенсионного возраста.
Нормативная база
- страница СФР «Финансовое обеспечение предупредительных мер» — сроки, мероприятия, документы, основания отказа;
- Приказ Минтруда России от 11.07.2024 N 347н — правила финансового обеспечения предупредительных мер;
- Приказ Минтруда России от 08.08.2025 N 497н — изменения к правилам;
- Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ — обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
По информации СФР на 2026 год:
- заявление о финансовом обеспечении и план подают до 1 августа текущего года;
- заявление о возмещении произведенных расходов подают в течение года, но не позднее 15 ноября;
- при определенных случаях платежные и подтверждающие документы можно представить не позднее 20 декабря;
- решение о согласовании плана обычно принимается в течение 9 рабочих дней;
- решение о возмещении расходов принимается в течение 15 рабочих дней после получения заявления и полного комплекта документов;
- при ошибках СФР извещает страхователя, и у него есть 5 рабочих дней на исправление документов.
Кто может обратиться за возмещением
Обратиться может:
- юридическое лицо;
- ИП с работниками;
- обособленное подразделение, если оно зарегистрировано в территориальном органе СФР как самостоятельный страхователь;
- работодатель с вредными, опасными или обычными условиями труда, если расходы попадают в перечень предупредительных мер.
Перед подготовкой заявления нужно проверить расчеты с СФР. Если на день подачи есть непогашенная недоимка, пени или штрафы, СФР может отказать в финансовом обеспечении.
Сколько можно вернуть
В 2026 году работодателю нужно смотреть на два финансовых ориентира.
Первый ориентир – расчетный объем по прошлому году. СФР указывает, что фонд вправе принимать решение о направлении на предупредительные меры до 20 процентов сумм страховых взносов на травматизм, начисленных за предыдущий календарный год, с учетом вычета расходов по страховым случаям.
Второй ориентир – фактический предел текущего года. Финансовое обеспечение идет за счет собственных средств страхователя с последующим возмещением из бюджета СФР в пределах согласованной суммы, но не выше взносов на травматизм, начисленных за текущий финансовый год, за вычетом расходов, указанных в правилах.
На практике бухгалтерии и специалисту по охране труда нужно сверить оба контура:
- взносы на травматизм за 2025 год;
- расходы 2025 года на страховое обеспечение по несчастным случаям и профзаболеваниям;
- ожидаемые взносы на травматизм за 2026 год;
- уже произведенные расходы 2026 года по страховым случаям;
- сумму планируемых предупредительных мер.
Для страхователей с численностью до 100 человек есть отдельная возможность: если они не пользовались правом на финансовое обеспечение предупредительных мер в течение двух последовательных календарных лет перед текущим годом, объем может рассчитываться исходя из отчетных показателей за три последовательных календарных года.
Лимит может быть увеличен до 30 процентов, если дополнительный объем средств сверх базового уровня направляется на санаторно-курортное лечение работников не ранее чем за пять лет до достижения возраста, дающего право на страховую пенсию по старости.
Какие расходы можно включить
СФР публикует перечень предупредительных мер, которые могут финансироваться через этот механизм. Для работодателя по охране труда чаще всего интересны следующие направления.
| Направление | Что можно планировать | Что подготовить заранее |
|---|---|---|
| СОУТ | Проведение специальной оценки условий труда | Договор, график, перечень рабочих мест, отчетные документы |
| Оценка профрисков | Проведение оценки профессиональных рисков | Реестр опасностей, методика, отчет, план мероприятий |
| СИЗ | Приобретение СИЗ, смывающих средств, дозаторов, вендингового оборудования | Нормы выдачи, сертификаты, договоры, накладные, карточки выдачи |
| Обучение | Обучение по охране труда, безопасным методам работ повышенной опасности, действиям при аварии | Договор, программа, списки работников, протоколы |
| Медосмотры | Обязательные периодические медицинские осмотры | Список контингента, договор с медорганизацией, акты |
| Аптечки | Приобретение аптечек для первой помощи | Перечень, документы поставщика, накладные |
| ЛПП и молоко | Лечебно-профилактическое питание, молоко или равноценные продукты | СОУТ, перечень работников, документы выдачи |
| Оборудование безопасности | Приборы, устройства, системы контроля безопасного ведения работ | Обоснование, договор, технические документы |
| Санаторно-курортное лечение | Работники с вредными или опасными факторами, отдельный блок для предпенсионеров | Медпоказания, список работников, договоры, путевки |
Не стоит включать расходы только потому, что они “про безопасность”. Нужно проверить, есть ли такая мера в правилах, связана ли она с работодателем, можно ли доказать оплату и результат.
Календарь работодателя на 2026 год
Лучше вести возмещение как проект с датами. Так бухгалтерия, охрана труда и руководитель не спорят в ноябре, кто должен был собрать документы.
| Срок | Что сделать | Что будет результатом |
|---|---|---|
| Январь - март | Оценить, какие расходы по охране труда планируются в 2026 году | Черновой список мероприятий |
| Март - май | Рассчитать лимит, проверить долги, выбрать приоритетные меры | Понятная сумма и план |
| До 1 августа | Подать заявление о финансовом обеспечении и план в СФР | Решение СФР о согласовании или отказ |
| После решения | Выполнить мероприятия и оплатить расходы | Договоры, акты, накладные, платежки, отчеты |
| До 15 октября | При необходимости подать изменение или дополнительный план в пределах расчетного объема | Скорректированная сумма |
| До 15 ноября | Подать заявление о возмещении, отчет и подтверждающие документы | Запуск процедуры возмещения |
| До 20 декабря | В специальных случаях представить платежные и подтверждающие документы, если оплата или получение документов прошли позже 15 ноября | Решение до конца года после получения документов |
Календарь стоит закрепить внутренней задачей: бухгалтерия считает лимит и платежи, специалист по охране труда собирает обоснование и документы по мероприятиям, руководитель утверждает приоритеты.
Первый этап: согласовать план до 1 августа
До 1 августа 2026 года страхователь подает в территориальный орган СФР:
- заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер;
- план финансового обеспечения предупредительных мер в текущем календарном году.
Подать можно лично, по почте, через ЕПГУ или через МФЦ. Формы и региональные инструкции лучше брать на сайте СФР или в территориальном отделении, потому что фонд периодически обновляет бланки и сервисы.
В плане нужно указать мероприятия, сумму и связь с предупредительными мерами. Если работодатель включает специальные мероприятия по подпункту “п” пункта 2 правил, например оборудование для безопасного ведения горных работ, нужны дополнительные обосновывающие документы.
СФР обычно принимает решение в течение 9 рабочих дней со дня получения заявления и плана. По отдельным мероприятиям со сложным согласованием срок длиннее: территориальный орган направляет проект решения в СФР, а фонд согласует его в установленный срок.
Второй этап: выполнить мероприятия
После согласования плана работодатель выполняет мероприятия за счет собственных средств. На этом этапе нельзя терять связь между планом и фактическими расходами.
По каждому мероприятию нужно сохранить:
- договор;
- счет;
- акт или накладную;
- платежный документ;
- документы поставщика или исполнителя;
- сертификаты, декларации, паспорта изделий, если речь идет о СИЗ или оборудовании;
- протоколы обучения;
- отчет СОУТ;
- отчет по оценке профессиональных рисков;
- документы по выдаче СИЗ работникам;
- документы по медосмотрам;
- отчет о произведенных расходах.
Если в плане указано обучение, подтверждение одним договором без списка работников и протоколов будет слабым. Если заявлены СИЗ, нужны документы по закупке и применимости: нормы выдачи, сертификаты, выдача работникам, связь с условиями труда.
Третий этап: подать заявление на возмещение до 15 ноября
После выполнения всех мероприятий или хотя бы одной предупредительной меры работодатель подает заявление о возмещении произведенных расходов. Срок – в течение текущего финансового года, но не позднее 15 ноября 2026 года.
К заявлению прикладывают:
- отчет о произведенных расходах;
- документы, подтверждающие расходы;
- документы, которые обосновывают расходы по правилам;
- при необходимости дополнительные документы по конкретному мероприятию.
СФР принимает решение о возмещении и перечислении средств на расчетный счет работодателя или об отказе в течение 15 рабочих дней после получения заявления и полного комплекта документов.
Если СФР находит ошибки, фонд извещает страхователя. На исправление дается 5 рабочих дней со дня получения извещения. Если исправленные документы не подать, территориальный орган может отказать в возмещении.
Когда работает срок до 20 декабря
На практике бывает, что мероприятие выполнено, но оплата по договору должна пройти после 15 ноября, или подтверждающие документы работодатель получает позже этой даты. Правила предусматривают отдельный сценарий: решение о возмещении принимается до конца текущего года после представления платежных документов и документов, подтверждающих расходы, но такие документы нужно подать не позднее 20 декабря.
Этот вариант лучше не использовать как обычный план. Он помогает в отдельных ситуациях, но повышает нагрузку на бухгалтерию и риск не успеть закрыть комплект. Если можно завершить оплату и собрать документы до 15 ноября, лучше идти по стандартному пути.
Какие документы чаще всего нужны по видам расходов
Ниже практический ориентир. Точный комплект зависит от мероприятия и требований СФР.
СОУТ
Подготовьте договор с организацией, которая проводит СОУТ, перечень рабочих мест, отчет, карты СОУТ, акт оказанных услуг, счет и платежные документы. Если СОУТ уже проведена, проверьте, что дата и оплата попадают в нужный период.
Оценка профессиональных рисков
Нужны договор, отчет по оценке рисков, реестр опасностей, план мероприятий по снижению рисков, акт, счет и платежные документы. Хорошо, если отчет связан с фактическими рабочими местами и дальнейшими мерами: СИЗ, обучение, инструкции, ограждения, организационные меры.
СИЗ и смывающие средства
Понадобятся нормы выдачи СИЗ, договор, счет, накладные, документы о подтверждении соответствия, карточки выдачи, документы по смывающим средствам и платежные документы. По СИЗ дополнительно проверьте происхождение продукции и соответствие требованиям правил.
Обучение по охране труда
Нужны договор с учебной организацией или внутренний комплект документов, программы, список работников, протоколы проверки знаний, акты и платежные документы. Если речь идет о работах повышенной опасности, список работников должен совпадать с фактическими допусками и обязанностями.
Медосмотры
Нужны договор с медорганизацией, список работников, основания для медосмотра, акт, счет, платежные документы и итоговые документы по результатам осмотров.
Аптечки
Нужны документы на закупку аптечек, накладные, платежные документы, связь с местами размещения и внутренним порядком учета. Подробный материал по этой теме есть в статье про аптечку первой помощи на предприятии.
Причины отказа
На этапе согласования плана СФР может отказать, если:
- на день подачи заявления есть непогашенная недоимка, пени или штрафы;
- средства бюджета СФР на этот год уже распределены;
- документы по мероприятиям, где они нужны на этапе согласования, представлены не полностью;
- в документах есть недостоверная информация.
На этапе возмещения СФР может отказать, если:
- подтверждающие документы представлены не полностью;
- документы содержат недостоверную информацию;
- расходы не совпадают с согласованным планом;
- расходы не подтверждены оплатой;
- мероприятие не относится к перечню предупредительных мер;
- работодатель не устранил замечания в установленный срок.
Если отказ связан с неполным комплектом или ошибкой, важно быстро понять, можно ли исправить ситуацию в рамках срока. Если отказ связан с долгом, сначала нужно закрыть задолженность и только потом повторно подавать заявление, если срок еще не прошел.
Как выбрать мероприятия, чтобы деньги работали на безопасность
Не стоит выбирать меры только по принципу “что легче подтвердить”. Лучше собрать план так, чтобы он одновременно помог вернуть деньги и снизить реальные риски.
Рабочий порядок:
- Посмотрите, какие расходы по охране труда уже планируются в 2026 году.
- Отберите те, которые входят в перечень предупредительных мер.
- Проверьте, что есть связь с СОУТ, оценкой рисков, нормами СИЗ, обучением или медосмотрами.
- Оцените, какие документы проще собрать без спешки.
- Выберите меры с понятным результатом для работодателя.
- Заложите сроки оплаты и получения закрывающих документов.
Пример сильного плана для производственной компании:
- СОУТ по новым рабочим местам;
- оценка профессиональных рисков;
- закупка СИЗ по обновленным нормам;
- обучение работников безопасным методам выполнения работ;
- аптечки первой помощи на участках;
- периодические медосмотры.
Такой план логично связан: сначала работодатель понимает риски и условия труда, затем закрывает их средствами защиты, обучением и медицинскими мероприятиями.
Как наш центр может помочь
Наш центр помогает работодателям подготовить охрану труда так, чтобы расходы можно было обосновать перед СФР: проверить документы, связать мероприятия с реальными рисками, собрать подтверждения и не потерять сроки.
К нам обращаются, когда нужно:
- понять, какие расходы можно заявить;
- подготовить СОУТ или оценку профессиональных рисков;
- обновить нормы выдачи СИЗ;
- привести карточки выдачи СИЗ в порядок;
- собрать документы по обучению охране труда;
- проверить комплект перед подачей в СФР;
- подготовить работодателя к проверке после получения возмещения.
Заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер и план нужно подать до 1 августа 2026 года. Повторное обращение после отказа тоже нужно успеть подать в пределах установленного срока.
После выполнения всех мероприятий или хотя бы одной предупредительной меры работодатель подает заявление о возмещении, отчет и подтверждающие документы. Срок – в течение 2026 года, но не позднее 15 ноября.
Да, если первоначально заявление подано на сумму меньше расчетного объема и СФР уже согласовал финансовое обеспечение. Дополнительное обращение можно подать не позднее 15 октября в пределах разницы между расчетным объемом и уже согласованной суммой.
Да, проведение специальной оценки условий труда входит в перечень предупредительных мер. Нужно подтвердить договор, выполнение работ, оплату и документы по результатам СОУТ.
Да, проведение оценки профессиональных рисков указано в перечне предупредительных мер. Для возмещения нужны документы, которые подтверждают проведение оценки и оплату.
Да, можно заявлять приобретение СИЗ, смывающих средств, дозаторов и автоматизированных систем выдачи при соблюдении требований правил. Нужны документы на закупку, соответствие продукции, нормы выдачи и подтверждение выдачи работникам.
СФР извещает работодателя о замечаниях. У страхователя есть 5 рабочих дней со дня получения извещения, чтобы исправить нарушения и повторно представить документы.
Нет. Сначала нужно согласовать финансовое обеспечение предупредительных мер, затем выполнить мероприятия и подать документы на возмещение расходов.
Чаще всего мешают долг перед СФР, пропуск срока до 1 августа, неполный комплект документов, расходы вне перечня предупредительных мер, слабая связь расходов с охраной труда и ошибки в подтверждающих документах.
Итог
Возмещение расходов через СФР в 2026 году стоит планировать заранее. Работодатель сначала считает лимит и выбирает меры, затем до 1 августа согласует план, выполняет мероприятия, оплачивает расходы и до 15 ноября подает документы на возмещение.
Самые сильные заявки обычно строятся вокруг реальных задач охраны труда: СОУТ, оценка профрисков, СИЗ, обучение, медосмотры и аптечки. Если эти меры связаны с рабочими местами, рисками и документами работодателя, заявка выглядит понятнее, а риск отказа ниже.